経理業務について 帳簿とは？必要性や主要簿・補助簿の違い、作成手順や付け方などを徹底解説 最終更新日: 2024/01/11   公開日: 2022/11/02

帳簿とは、法人や個人事業主が事業を営む上で作成する書類です。決算書を作成する上では、日々の取引が帳簿に記入されていることが欠かせません。本記事では、帳簿の種類や付け方などを、わかりやすく解説します。

帳簿（会計帳簿）とは？

帳簿とは、事業におけるお金の流れを記録するための書類です。取引があった日付や金額、支出先や入金元などを記載することで帳簿を作成します。

帳簿は法人・個人事業主に関係なく作成が義務付けられています。また、帳簿は「会計帳簿」と呼ぶこともあります。

帳簿を作成する必要性

帳簿は事業において大切な書類ですが、日々の業務に追われていたり、経理業務に関する知識がなかったりすると、億劫に感じる方も多いでしょう。しかし、帳簿の作成は事業を経営する上で欠かせないものです。帳簿の作成が必要な理由を2つのポイントから解説します。

経営方針の参考にできる

帳簿をつけることで、事業におけるお金の流れを把握できます。売上が必要な水準に達していなかったり、仕入にお金をかけすぎていたりしても、帳簿をチェックすることでいち早く気づくことができるでしょう。安定した事業を営むためにも、帳簿を参考にして今後の経営方針を決める必要があります。

そもそも義務付けられている

帳簿を適切に作成・保存しない法人に対して、罰金が科されることがあります。また、個人事業主も青色申告特別控除が取り消されるなど、帳簿を適切に作成しないことで大きな損をしてしまうケースがあります。

帳簿の作成メリット

帳簿を作成することで、事業に関するお金の動きを把握しやすくなるメリットがあります。「十分な売上を出せているか」「経費として使った金額は適切な範囲か」など、経営管理に欠かせないポイントを確認することで、今後の方針を決めることに役立つでしょう。

特に、小規模の事業者は経営者が感覚的に取引をしていることが多く、具体的な金額を把握し切れていないケースがあります。帳簿をできるだけリアルタイムに作成することでお金の動きを把握して、経営判断に役立てることをおすすめします。

帳簿と決算書の違いとは

帳簿は、日頃発生する取引の内容を記録するための書類です。それに対して決算書とは、企業の財政状態を表す「貸借対照表」や、収支の状況を表す「損益計算書」を意味し、1年に1回これらの書類を作成します。

決算書は資産や取引のまとめであることから、決算書の作成時は帳簿が必要です。日々帳簿に記載する理由の一つとして、決算書の作成があると言えるでしょう。

また、貸借対照表と損益計算書は、場合によって「財務諸表」と呼ぶこともあります。

帳簿書類の保存期間

＜法人の場合＞

保存するもの	期間
帳簿（総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳など）	7年
書類（棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書など）	7年

＜青色申告事業者の場合＞

保存するもの	期間
帳簿　仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など	7年
書類　決算関係書類　損益計算書、貸借対照表、棚卸表など	7年
書類　現金預金取引等関係書類　領収証、小切手控、預金通帳など	原則7年
書類　その他の書類　請求書、見積書、契約書、納品書など	5年

＜白色申告事業者の場合＞

保存するもの	期間
帳簿　収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
帳簿　業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	7年
書類　決算に関して作成した棚卸表、その他の書類	5年
書類　業務に関して作成・受領した書類（請求書、納品書など）	5年

法人における各帳簿は、法人税法で7年間の保存が義務付けられています。なお、会社法では会計帳簿の保存期間が10年と定められているため、10年間と考えればいいでしょう。

また、個人事業主の帳簿は青色申告は7年、白色申告は7年もしくは5年と定められています。

参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間 | 国税庁
参照：記帳や帳簿等保存・青色申告 | 国税庁
参照：会社法 | 衆議院

帳簿の種類

帳簿は主に「主要簿」と「補助簿」と呼ばれる2種類に分類できます。それぞれの意味や役割について解説します。

種類①主要簿

主要簿は、お金の動きがあるたびに毎回記入するものであり、複式簿記による経理が義務付けられている法人・個人が作成しなくてはならない帳簿です。主要簿として作成する帳簿は「仕訳帳」と「総勘定元帳」に分けられます。

関連リンク：複式簿記とは？単式簿記との違いや記帳方法などの基礎知識を解説！【初心者向け】

仕訳帳

仕訳帳は、事業において発生した取引を日付順に記録する帳簿です。 銀行口座から現金を下ろしたり、顧客から入金があったりした際など、全ての取引を記載する必要があります。

総勘定元帳

総勘定元帳は、仕訳帳に記載した内容を勘定科目別に転記して作成するものです。「現金」「普通預金」「売上高」など、取引を分類するためのさまざまな勘定科目に分かれます。

種類②補助簿

補助簿は主要簿の情報を補足するために使われる帳簿です。作成は必須ではなく、事業の内容に応じて必要と思われる補助簿を選んで作成します。 本項では、補助簿の中でも代表的なものを6つ紹介します。

現金出納帳

顧客から現金で代金を受け取ったり、現金で事業に必要な消耗品を購入したりと、現金による取引があった際に記入する帳簿です。

預金出納帳

銀行口座の入出金を記録するための帳簿です。預金出納帳の記入は必ず日付順に行い、取引の結果いくら残高が残ったのかもあわせて記録する必要があります。

売掛帳

売上は確定しているものの、まだ受け取っていない代金を「売掛金」と呼びます。売掛帳はこの売掛金を管理するための帳簿であり、正しく代金が回収できたかどうかをチェックすることに役立ちます。

買掛帳

売掛金とは逆に、購入が確定しており、かつ後日支払う必要のある代金を「買掛金」と呼びます。買掛帳は買掛金を管理するための帳簿であり、いくら支払う必要があるのかを確認することに役立ちます。

経費帳

経費帳とは、事業で使用した経費を記録するための帳簿です。経費帳に記録するのは仕入れ以外に関する経費であり、消耗品費や通信費、水道光熱費などが該当します。仕入は「仕入帳」と呼ばれる別の補助簿を作成することが一般的です。

固定資産台帳

固定資産とは、10万円以上で購入し、かつ1年以上使う資産を指し、パソコンや車・工場の機械などがこれに該当します。固定資産台帳はこれらの固定資産を管理するための帳簿です。 取得した年月日や金額などを記録することで、固定資産の価値を減らす「減価償却」の処理を行います。

帳簿の書き方・流れ

日々の業務においては、領収書や請求書などに基づいて仕訳帳に記入します。それを勘定科目別に総勘定元帳や補助簿に転記する仕組みです。

会計ソフトを使用している場合には、各帳簿間の情報は自動で同期されるため、転記は必要ありません。

取引を行う

まず、記帳が必要な取引が発生します。記帳の対象となる取引には、以下のようにさまざまなものがあります。

・商品が売れた
・取引先から入金があった
・従業員に給与を支払った
・文房具を発生した

決算書には資産・負債・純資産・収益・費用の項目が記載されますが、それらのグループに該当する取引であれば記帳が必要です。

補助簿に記帳する

必要に応じて、現金出納帳や売掛帳をはじめとする補助簿に取引の内容を記帳します。補助簿の作成は義務ではないので、管理のしやすさを基準として必要性を判断して構いません。会社のルールがある場合にはそちらに従いましょう。

仕訳帳に記帳する

仕訳帳に取引の内容を記帳します。仕訳帳は主要簿であるため、どの事業者も記帳するようにしましょう。勘定科目に関係なく、取引が発生した日付順に記帳していきます。

総勘定元帳に転記する

仕訳帳に記帳した内容を総勘定元帳に転記します。複式簿記では1つの取引で2つの勘定科目を使うため、総勘定元帳の2つの箇所に転記することとなります。記入漏れや記入する場所の間違いなどに注意して転記しましょう。

帳簿は発生主義での記帳が原則

記帳においては、取引の発生時期を判断するための方法として、発生主義と現金主義の2つの方法があります。基本的には発生主義で記帳を行いますが、要件に該当し、手続きを行うことで現金主義による記帳を行うこともできます。

発生主義とは

発生主義とは、お金が動く原因が生じた時点で取引が発生したと判断する方法です。例えば、11月30日に商品を納品して請求書を発行したとすると、実際の入金はまだであっても、その時点で売上高を計上します。12月10日に当座預金口座への入金を確認できた場合、その日の日付で口座の残高が増えた旨の記帳を行います。

現金主義とは

現金主義とは、実際にお金が動いたタイミングで取引が発生したと判断する方法です。先ほどの例で言うと、11月30日の時点では入金がされていないため、記帳しません。12月10日に口座への入金があったタイミングで記帳を行います。

現金主義が認められるケース

青色申告事業者で、かつ一定の要件に当てはまる小規模の事業者の場合は、現金主義によって記帳を行うことも可能です。小規模事業者とは、その年の前々年分の事業所得および不動産所得の金額の合計額が300万円以下である事業者を指します。

なお、現金主義を適用する場合には、適用を受ける年の3月15日までに「現金主義による所得計算の特例を受けることの届出書」を税務署に提出する必要があります。

参照：A1-11　所得税の青色申告承認申請（兼）現金主義の所得計算による旨の届出手続｜国税庁

帳簿の閲覧請求について

株主は、会社に対して定款や株主名簿などの書類の閲覧を請求することが認められていますが、この中に会計帳簿も含まれています。株主の閲覧請求があれば見せなくてはいけないということを覚えておきましょう。 なお、閲覧請求が行える株主は、発行済み株式の100分の3以上を有する株主であるなどの決まりがあります。

個人事業主でも帳簿は必要なのか？

個人事業主であっても帳簿を作成します。 特に、節税効果の高い65万円（55万円）の青色申告特別控除を受ける場合には、複式簿記による帳簿の作成が必要です。貸借対照表や損益計算書を作成し、確定申告しなくてはいけません。

各帳簿を作成しないと青色申告であっても10万円の控除しか受けられないため、できるだけ仕訳帳と総勘定元帳を作成することをおすすめします。

参照：No.2072 青色申告特別控除 | 国税庁

関連リンク：個人事業主の帳簿の付け方を徹底解説！単式・複式の違いや青色・白色申告の違い、帳簿の具体例もご紹介

帳簿の付け方と手段

帳簿は、手書きやエクセル・会計ソフトなどのツールによって作成できます。それぞれのメリットやデメリットについて解説します。

①手書きのメリット・デメリット

これから簿記の知識を身につけたいという方の中には、手書きでの帳簿作成にチャレンジする方もいます。各帳簿の役割や一つ一つの仕訳に意識的になるため、知識をより深められるメリットがあります。

高齢で手書きの記帳に慣れている方や、長年経理業務に携わってきた方などは、手書きの方がやりやすいという方もいます。パソコンでエクセルや会計ソフトの使い方をこれから勉強するよりも負担が少ないというケースもあるでしょう。

手元に置いておくお金を管理する「小口現金出納帳」など、現金を数えながら記帳する必要のある帳簿だけ手書きで作成するというケースもあります。毎回パソコンを起動する必要がないため、手書きの方がかえって効率的というパターンです。

手書きのデメリットは、簿記の知識がないと帳簿の付け方を判断することが難しいことです。 各取引に対して、どの帳簿に何を記載すべきなのか、毎回正しい判断が求められます。

さらに、仕訳帳から総勘定元帳の転記や、勘定科目ごとの残高の計算などでミスが出ることもあるでしょう。事業の規模にもよりますが、手書きでの帳簿作成はある程度の時間や労力が必要なことは覚悟しなくてはいけません。

②エクセルのメリット・デメリット

エクセルは多くのビジネスシーンで使用されているソフトであるため、馴染みのある方にとっては取り入れやすい方法と言えます。関数やマクロによって自由にカスタマイズできるため、事業の状況に適したものを作成できるでしょう。

離れた場所にいる同僚や社外の税理士などとも簡単に共有できるメリットがあります。元々利用していれば追加の費用などもかからず、共有する人数を気にせず導入できるでしょう。

また、もしも将来的に会計ソフトを使うことになっても、エクセルの情報を使って会計ソフトに帳簿を取り込める点もメリットの一つです。会計ソフトにはCSVでの取り込み機能を備えているものが多いため、業務の方針が変更しても比較的簡単に対応できるでしょう。

エクセルを使用する際の注意点としては、フォーマットの作成時にはある程度の知識が必要となることです。事業に必要な帳簿を選定し、どこにどのような項目を配置するか考えなくてはいけません。そのため、エクセルでの帳簿づけは既存のテンプレートなどを参考に始めるといいでしょう。 フォーマットを作成してしまえば、誰でも安定して運用できるようになります。

③ツールのメリット・デメリット

会計ソフトを利用すれば、作業にかかる時間や労力の大幅な削減になります。各帳簿への転記や計算を自動で行なってくれるため、決算書の作成もスピーディーに行えるでしょう。

簿記に関する知識や経験がなくても使えるメリットもあります。画面の指示に従って取引の内容を入力すれば、複式簿記による処理を行うことができるため、経理業務に慣れていない方でも安心です。

また、こまめに入力することにより企業の業績をリアルタイムに捉えることができます。
会計ソフトではグラフや表を自動的に作成するため、経営状況を把握することに適しています。

デメリットとしては、使用する会計ソフトによってコストがかかる点が挙げられます。機能の豊富さや使用する人数などによっても料金が左右されるため、各会計ソフトのホームページなどを参考に検討する必要があります。無料で使える会計ソフトや、お試し期間のある会計ソフトもあるため、検討の際は利用するといいでしょう。

経理業務を簡単にするならINVOY

帳簿を作成するためには、領収書や請求書といった書類を適切に扱うことが求められます。しかし、日頃の業務に追われ、経理業務になかなか手が回らないといった方も多いのではないでしょうか。

経理業務を効率化する際に使えるのが、弊社のサービス「INVOY」です。INVOYは請求書や領収書などを発行・管理できる機能を備えています。また、入力した情報を各会計ソフトにアップロードする機能もあるため、帳簿の作成にも適しています。

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まとめ

帳簿を適切に作成することで、経営状況を把握するだけではなく、法的なペナルティを防ぐ意味合いがあります。 帳簿の作成は日頃の取引をためずに定期的に記入することが大切です。日ごとや週ごとなど記入するタイミングを決め、余裕を持った作成を心がけましょう。